Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen dieses
Systems ist:
Förderverein der Freiwilligen Feuerwehr Ohlstedt e.V.
Alte Dorfstraße 4, 22397 Hamburg
Vertreten durch: 1. Vorsitzender Dajo Radeke, 2. Vorsitzender Mirco
Kay Steenhagen
E-Mail: info@ff-ohlstedt.de
(vollständige Angaben siehe Impressum)
Ein gesonderter Datenschutzbeauftragter ist bei einem Verein dieser Größe gesetzlich nicht vorgeschrieben und wurde nicht bestellt.
Der Verwaltungsbereich (Artikel, Bestand, Veranstaltungen, Auswertungen) ist über zwei Wege erreichbar:
Zweck: Zugriffskontrolle auf den Verwaltungsbereich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem abgesicherten Zugang zu Kassendaten). Speicherdauer: bis der Zugang nicht mehr benötigt wird (z. B. Ende der Vorstandstätigkeit), danach Löschung.
Wer im Einsatz an Kasse oder Küche mitwirkt, meldet sich am Terminal mit einem gemeinsamen, für die jeweilige Veranstaltung gültigen PIN an (kein Name/Einzelkonto, kein Keycloak-Login während des laufenden Betriebs nötig). Es wird lediglich ein Hash dieses Veranstaltungs-PINs gespeichert (der PIN selbst nicht im Klartext).
Für die Zuordnung eines Verkaufs zu „Helfer" oder anderen internen Abnehmer-Gruppen (statt normalem Kundenverkauf) kann optional ein Name aus einer separat gepflegten, einfachen Namensliste ausgewählt werden (keine Zugangsdaten, dient nur der Kassenabrechnung).
Zweck: Zugriffskontrolle aufs Kassensystem während der Veranstaltung sowie Nachvollziehbarkeit interner Verkäufe (u. a. für die Kassenabrechnung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren, korrekten Kassenführung im Rahmen des ehrenamtlichen Engagements). Speicherdauer: der Veranstaltungs-PIN gilt nur für die jeweilige Veranstaltung; die Namensliste bleibt bestehen, solange die Personen weiter mitwirken; einzelne Verkaufsdatensätze unterliegen den steuerlich/handelsrechtlich relevanten Aufbewahrungsfristen (siehe Abschnitt 5).
Bei jedem Verkauf werden Artikel, Menge, Preis, Zahlungsart, Zeitpunkt und die zugehörige Veranstaltung gespeichert, bei Barzahlung zusätzlich der gegebene Betrag und das Rückgeld (zum Abgleich der Kasse). Ein Bezug zu einer bestimmten Kund:in besteht dabei grundsätzlich nicht — Käufe werden anonym erfasst, außer die Bestellung wird bewusst als interner „Helfer"-Verkauf gebucht (dann wird der Name der Helfer:in mitgespeichert).
Für jeden Verkauf kann ein digitaler Beleg abgerufen werden (Link mit einem zufälligen, nicht erratbaren Zugriffs-Token, ohne Login). Dieser Link wird nur direkt nach dem Kauf angezeigt bzw. per QR-Code am Kundenmonitor eingeblendet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels-/steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten für Kassenaufzeichnungen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer korrekten Vereinskassenführung). Speicherdauer: entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Kassen-/Buchungsbelege (im Regelfall mehrere Jahre); die genaue Frist ist vor Produktivbetrieb mit der Vereinskassenprüfung/Steuerberatung abzustimmen.
Kartenzahlungen werden über Kartenlesegeräte des Zahlungsdienstleisters SumUp abgewickelt. Für den eigentlichen Zahlungsvorgang (Kartendaten, Autorisierung) ist SumUp eigenständiger datenschutzrechtlich Verantwortlicher; unser System übermittelt an SumUp lediglich den Zahlbetrag und erhält den Zahlungsstatus zurück (erfolgreich/fehlgeschlagen) sowie bei Bedarf ein optional vom Käufer gewähltes Trinkgeld. Kartendaten selbst laufen zu keinem Zeitpunkt durch unser System. Näheres regelt die Datenschutzerklärung von SumUp.
Beim Aufruf dieses Systems werden automatisch technische Informationen durch den Webserver erfasst (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite). Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung und Absicherung und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb). Speicherdauer: kurzfristig, danach automatische Löschung/Rotation.
Es werden ausschließlich technisch notwendige Sitzungs-Cookies eingesetzt, um den Login-Zustand aufrechtzuerhalten. Diese sind für den Betrieb erforderlich und bedürfen keiner gesonderten Einwilligung. Tracking- oder Analyse-Cookies werden nicht eingesetzt.
Anmeldungen und administrative Änderungen (z. B. an Artikeln, Beständen, Veranstaltungen) werden mit Zeitstempel und Name der handelnden Person protokolliert. Zweck: Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsschutz bei einem System mit Kassenfunktion. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Daten werden auf einem gemieteten Server (verwaltet über die Software „KeyHelp") sowie auf dem zentralen, separat betriebenen Keycloak-Server verarbeitet — beide Infrastruktur-Anbieter mit Sitz in Deutschland/EU. Mit dem/den jeweiligen Infrastruktur-Anbieter(n) besteht bzw. wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Für die Kartenzahlungsabwicklung siehe Abschnitt 6 (SumUp als eigenständiger Verantwortlicher). Eine darüber hinausgehende Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannte Kontaktadresse.
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und
Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
mail@datenschutz-hamburg.de
Verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS), sichere Passwort-/PIN-Speicherung (Hashing), Zwei-Faktor-Pflicht für den lokalen Admin-Notfallzugang, rollenbasierte Zugriffsbeschränkung.
Wird bei Bedarf aktualisiert, insbesondere bei neuen Funktionen mit Personenbezug (z. B. Kundenmonitor mit Trinkgeld-Auswahl, weitere Zahlungsarten). Es gilt die zum Zeitpunkt des Zugriffs veröffentlichte Fassung.
Stand: 2026-08-13
Wichtiger Hinweis: Diese Datenschutzerklärung wurde auf Basis der bekannten Datenverarbeitungen automatisiert erstellt und ist kein Ersatz für eine individuelle Rechtsberatung. Vor Produktivbetrieb (insbesondere vor dem ersten Einsatz mit echten Zahlungen) wird empfohlen, sie von einer sachkundigen Stelle gegenprüfen zu lassen — insbesondere die konkrete Aufbewahrungsfrist für Kassendaten (Abschnitt 5).